La nouvelle lettre de planification de l'OFCCP crée des charges supplémentaires pour les entrepreneurs fédéraux : votre 5

Connaissances

8.29.23

Le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère du Travail a annoncé le 25 août avoir mis à jour sa lettre de planification des approvisionnements et des services et sa liste détaillée – également connue sous le nom de lettre de planification – d'une manière que les entrepreneurs fédéraux trouveront fastidieuse et longue. . Les changements entraînent un élargissement de la couverture, tant en termes d'étendue que de portée, des évaluations de conformité menées par l'OFCCP, et s'appliquent aux évaluations de conformité des fournitures et des services prévues à compter du 24 août 2023. Voici cinq étapes que vous pouvez suivre pour vous assurer de rester dans le respect des règles révisées.

Qu'est-ce que la lettre de programmation ?

L'OFCCP émet une « lettre de programmation » pour informer un entrepreneur fédéral qu'il sera audité par l'agence au moyen d'une évaluation de conformité. Les évaluations de conformité sont assez courantes pour l'OFCCP, mais les entrepreneurs fédéraux subissent souvent des perturbations importantes dans leurs routines lorsqu'ils doivent assembler les éléments requis pour la soumission en réponse à une lettre de programmation. La lettre de planification des approvisionnements et des services et la liste détaillée mises à jour modifient plusieurs aspects clés en ce qui concerne les obligations des entrepreneurs fédéraux.

Qu'est-ce qui a changé et quel est l'impact des révisions sur les entrepreneurs fédéraux ?

Grâce à ces changements, des changements importants sont apportés à l'étendue et à la portée des éléments qui seront exigés des entrepreneurs fédéraux. En plus de certains des changements de contenu évoqués ci-dessous, l'OFCCP a également mis en œuvre des modifications en matière de notification et de communication. Par exemple, les entrepreneurs peuvent désormais recevoir uniquement un avis d'audit par courrier électronique avec une demande d'accusé de lecture plutôt qu'une communication par courrier électronique et une communication via US Certified Mail. Auparavant, la notification US Certified Mail signalait le début du délai de soumission des audits. De plus, les entrepreneurs peuvent désormais soumettre électroniquement leurs documents d'audit via le système sécurisé de partage de fichiers de l'OFCCP, Kiteworks.

Étendue : l'OFCCP nécessite plus de documentation

Portée et étendue accrues pour les données sur la rémunération

Des changements importants ont également été apportés au point 19 (indemnisation). Le changement le plus important est l'exigence de fournir un aperçu supplémentaire des données sur la rémunération, couvrant l'analyse de l'effectif du PAA de l'année précédente. Ainsi, l'entrepreneur doit maintenant fournirdeux ansde données de rémunération individuelles, au lieu d'une seule.

L'OFCCP exige également que l'entrepreneur inclue « d'autres compensations ou ajustements de salaire », indiquant clairement que les informations sur la rémunération totale, et non seulement les données sur la rémunération de base, sont désormais une partie obligatoire de la soumission. L'OFCCP exige également désormais la soumission de « données pertinentes sur les facteurs utilisés pour déterminer la rémunération des employés » et de « la documentation et les politiques liées aux pratiques de rémunération de l'entrepreneur », qui étaient auparavant facultatives. Cette demande considérablement élargie est cohérente avec l'attention continue de l'OFCCP sur les disparités en matière de rémunération.

L'agence a également ajouté une nouvelle demande dans la liste détaillée – l'article 22 – qui exige que le contacteur évalue ses systèmes de rémunération dans le cadre de ses « analyses approfondies de l'ensemble du processus d'emploi ». Les entrepreneurs devront soumettre des documents démontrant quand les analyses de rémunération ont été effectuées, le nombre d'employés inclus dans l'analyse, les formes de rémunération analysées, que la rémunération a été analysée par sexe, race et origine ethnique, et la méthode utilisée pour l'analyse de la rémunération. .

Portée : L'OFCCP étend son approche aux établissements postsecondaires et autres entrepreneurs dotés d'un campus

Un changement très important concerne la portée des évaluations de conformité. L'OFCCP a ajouté le langage suivant :

Si vous êtes un établissement postsecondaire ou un entrepreneur fédéral avec un environnement de type campus qui maintient plusieurs PAA, vous devez soumettre les informations demandées dans cette lettre de programmation pour tous les PAA développés pour les campus, écoles, programmes, bâtiments, départements ou autres parties. de votre institution ou entreprise située à [ville et état uniquement].